Esta herramienta de comunicación se ha extendido tanto que, en muchos casos, supera en importancia a otras, tales como el correo normal y el teléfono. Esta afirmación no es exagerada, ya que esta vía de comunicación es utilizada con mas frecuencia que las convencionales puesto que permiten trasmitir un mayor volumen de información.

El correo electrónico, como su nombre indica es un medio para enviar cartas y mensajes a otras personas, a través de las redes de ordenadores. El uso de este medio conlleva una gran cantidad de ventajas en relación con las formas más tradicionales de correo. Algunas de ellas son las siguientes:

1· Rapidez. Los mensajes de correo electrónico suelen llegar a su destino en pocos minutos, aunque éste se encuentre en cualquier parte del mundo. Rara vez un mensaje tarda en llegar más de un día.

2 · Economía. El coste depende del tipo de conexión de que se disponga, pero siempre es más barato que cualquier otro sistema.

3· Fiabilidad. Los mensajes electrónicos, no suelen perderse. Cuando no llegan a su destino, por algún problema en la red, usualmente se devuelven al remitente con alguna comunicación acerca de la causa del error.

4 · Comodidad. El manejo del correo a través de medios electrónicos permite un gran ahorro de tiempo y espacio. Los mensajes se guardan en el disco de un ordenador, y pueden ser impresos, copiados, modificados para usar parte de ellos, ser enviados a un gran número de personas con la misma facilidad que a una sola, etc. Un mensaje recibido puede contestarse rápidamente, pulsando una tecla, sin necesidad de preocuparse de copiar la dirección. Por supuesto, no hay que enviarlos en sobres ni pegarles sellos.

En cuanto a las desventajas, podemos mencionar una: la seguridad. Los mensajes pueden ser leídos por otras personas con cierta facilidad. Alguien, con acceso al sistema, podría interferir un mensaje electrónico. Aunque esto no es habitual, puede ocurrir en ciertas ocasiones. Este problema tiene solución, ya que existen programas diseñados para codificar mensajes de modo que sólo puedan ser descifrados por el destinatario.

Por otra parte podemos decir que el manejo del correo electrónico es una tarea fácil y bastante automatizada, y pueden cometerse errores tales como enviar un mensaje a un destinatario equivocado.

El correo electrónico se ha implantado en diversos grupos. Por ejemplo, en algunas comunidades científicas hace años que se ha convertido en el principal medio de comunicación. Por su facilidad de uso, y sobre todo por su rapidez y bajo coste, es el mecanismo ideal de intercambio de ideas entre grupos de personas que pueden hallarse en distintos países o continentes. En muchas revistas y publicaciones ya es habitual solicitar a los autores que envíen sus contribuciones por correo electrónico, agilizando de este modo todo el proceso de edición. La información que se puede transmitir mediante E-Mail, no se limita a mensajes de texto. También pueden enviarse programas ejecutables, imágenes y ficheros binarios en general. Para que ello sea posible, es necesario codificar previamente esa información, en formato ASCII, para que pueda ser descodificada posteriormente, por el destinatario.

Muchas redes de ordenadores, que no forman parte de Internet, pueden intercambiar mensajes de correo electrónico con los usuarios de Internet y de otras redes. Por lo tanto, la importancia del correo electrónico es aún mayor si cabe.