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Igualmente, es necesario que para recibir una subvención se tengan justificadas las recibidas en años anteriores.

La Justificación de subvenciones Públicas es uno de los temas que más "quebraderos de cabeza" proporcionan al movimiento asociativo juvenil debido a las siguientes causas: 

• Las asociaciones juveniles no suelen llevar una contabilidad estable y sólo recopilan facturas y justificantes a última hora.

• El retraso con que se cobran las subvenciones dificulta una gestión económica a medio plazo.

• La dificultad que en ocasiones lleva consigo realizar la justificación y la falta de dedicación, tiempo y medios en las asociaciones condicionan la realización de la misma.

Para paliar estas carencias os sugerimos las siguientes medidas: 

• Llevar el estado de cuentas al día y un orden de justificantes, agrupándolos por actividades y, en todo caso, anotar en un libro de caja borrador, todos los gastos que se produzcan por actividades realizadas.

• Realizar la justificación en los mismos impresos que las Administraciones Públicas suelen enviar para su cumplimentación, lo cual, en general, suele facilitar mucho la tarea .

• Antes de entregar la justificación consultar todas aquellas dudas que tengáis con el personal de intervención y administración del Departamento que os concedió la subvención.

La documentación que las Administraciones Publicas, en general, suelen exigir a la hora de presentar las Justificaciones de gastos es la siguiente: 

• Certificación del Tesorero de la entidad detallando las facturas del total de gastos, así como el concepto, actividad a la que se ha destinado, cantidad, fecha y proveedor.

• Certificación del Secretario poniendo en conocimiento de la Administración quien es el encargado de la custodia de los justificantes originales.

• Certificación por el importe total de los gastos contraídos.

• Documentos en original o copia autenticada justificativa de los pagos efectuados para el desarrollo del programa.

Es también recomendable, que a la hora de justificar la subvención concedida, indiquéis el nº de expediente de la Institución que ha concedido la subvención, y el nº de mandamiento de pago por el cual se ha cobrado el importe, si lo conocéis.

No olvidar que una factura que os expidan, para que sea considerada como tal y válida a todos los efectos, debe de contemplar los siguientes aspectos: nº de factura, nombre, domicilio y NIF de quién la expide, fecha, nombre y CIF de nuestra asociación, sello y/o firma de la empresa o particular, cantidad cobrada con el IVA desglosado y el concepto de compra o servicio que nos han realizado.

Asimismo, en caso de efectuarse retención en concepto de IRPF, deberá aportarse el justificante de haber ingresado su importe en Hacienda.

En el caso de las Administraciones que exigen las facturas en original, es necesario que se presenten éstas ante la Administración que concedió la subvención para que procedan a su compulsa. De esta forma la asociación poseerá el justificante original y evitará tener problemas en caso de una inspección fiscal.

La falta de presentación de esta documentación en tiempo y forma puede acarrearnos los siguientes problemas: 

• No poder concurrir a futuras subvenciones de ese departamento de la Administración.

• Devolver la cantidad subvencionada a la Administración.

• Asumir las responsabilidades que se pudieran derivar de la aplicación de la legislación vigente.

En este capítulo de Justificación de subvenciones públicas no está de más recordaros que para otro tipo de subvenciones como las del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales referentes al I.R.P.F y las relacionadas con la Unión Europea, la documentación exigida es aún más rígida que para la Administración Local o Regional, ya que las mencionadas además de aportar los documentos descritos exigen:

• Movimientos bancarios y aperturas de cuentas expresas para la realización del programa (Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales).

• No modificar sustancialmente las cantidades presupuestadas en el programa, así como otros criterios (participantes, lugares, objetivos, etc.).

Ante todo os recomendamos que en cualquier convocatoria de subvenciones leáis detenidamente las bases de las mismas en su apartado correspondiente a la justificación.