GUÍA PRACTICA PARA ASOCIACIONES JUVENILES

 

Cómo realizar un programa

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN

La importacia de planificar

Cómo realizar un programa

Uno de los aspectos fundamentales en la vida de cualquier asociación juvenil es la realización y confección de programas de actuación, ya sea para realizar una actividad puntual propia de la entidad, como para acceder a subvenciones convocadas por las Administraciones Públicas, así como a otra serie de esponsorizaciones y obtención de recursos por parte de otras entidades y/o empresas.

Los programas y proyectos son los instrumentos que tienen las asociaciones para conseguir sus objetivos, legitimarse ante la sociedad y asegurar su vida como asociación.

La confección de un programa ha de ir siempre en consonancia con el proyecto que queramos ejecutar y debe ser el documento que marque nuestra actuación. En él se deben recoger todas las características que queremos que reúnan la actividad o conjunto de actividades a realizar.

Existen muchos modelos de elaboración de proyectos y programas, los cuales siempre habremos de adaptar al que, en concreto, deseamos realizar, incorporando nuestras características como asociación y nuestras peculiaridades.

De todos ellos os vamos a exponer a continuación uno de los más utilizados y que puede responder perfectamente a las necesidades de una Asociación Juvenil, este es el denominado modelo de las nueve cuestiones, aunque con alguna matización.

Este modelo de programar y confeccionar proyectos lo vamos a agrupar según un índice que podáis seguir para el desarrollo de vuestro programa en particular, siempre haciendo especial hincapié en que introduzcáis en él todo aquello que consideréis oportuno para aclarar vuestra actuación y los intereses de la asociación.

MODELO A SEGUIR PARA LA REALIZACION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD ¿Qué se quiere hacer?
Tras responder a la pregunta, entre todos, debéis realizar una descripción detallada de la actividad, así como proceder a buscar el nombre a vuestro proyecto. Una vez realizada esta tarea pondréis: Denominación de la actuación/actividad y realizaréis una Ficha Técnica que especifique las características fundamentales del programa. Este apartado es muy útil para el lector, ya que con una simple ojeada al comienzo de vuestro proyecto se puede hacer una idea de lo que va a leer a continuación.
ANALISIS DE LA REALIDAD ¿Por qué se quiere hacer?
Este apartado del proyecto consiste en dar a conocer diversos indicadores sobre la situación del colectivo, medio y/o ámbito en el cual vamos a realizar nuestro programa y los cuales justifican nuestra intervención.

Por ejemplo: realidad sociocultural del lugar de nuestra actuación, características socioeconómicas de los destinatarios, instalaciones existentes, estudios de población, etc.

FUNDAMENTACION. JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD
Una vez aportados los datos objetivos que mencionamos en el punto anterior, es necesario justificar la necesidad de plantear el programa que queremos realizar. Este punto es clave para el posterior desarrollo del programa y en él estará basado el resto de nuestra exposición.

Como ejemplo práctico del estos dos puntos anteriores os proponemos el siguiente: En un municipio o pedanía se constata mediante encuestas, estudios u otros procedimientos cuantificables o cualificables que los jóvenes carecen de información sobre salidas estudiantiles. Para paliar dicha carencia detectada, una asociación juvenil quiere intervenir y realizar un Centro de Información destinado a los jóvenes estudiantes, justificando y fundamentando así su programa.

OBJETIVOS GENERALES ¿Para qué se quiere hacer?
Analizada y justificada la necesidad de nuestra intervención, deberemos formular objetivos generales que se correspondan con los propios de la Asociación Juvenil, haciendo ver que la tarea a realizar es compatible con nuestros fines. Igualmente es necesario especificar, según el tipo de programa que hagamos, si estos objetivos queremos cumplirlos a corto, medio y largo plazo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
En este apartado deberemos concretar y formular unos objetivos específicos para cada uno de los aspectos que contemplen nuestra intervención. Estos deberán ser medibles, cuanto más concretos mejor y que nos permitan una fácil evaluación al final del proyecto, sabiendo, entonces, si hemos conseguido que nuestra actuación sea un éxito.

En general, tanto para definir los objetivos generales del programa como los específicos, hay que huir de establecer objetivos " bonitos e inalcanzables " a simple vista. Su redacción ha de ser clara y concreta, ciñéndonos a lo que, de hecho, queremos conseguir con la ejecución de nuestro programa.

DESTINATARIOS ¿A quiénes va dirigido?
Este apartado lo podemos dividir, a su vez, en dos, con motivo de especificar claramente a quiénes nos dirigimos. 

1. Destinatarios. 

Aquí pondremos el perfil de las personas a quienes nos dirigimos, estableciendo edades, características socio-económicas, procedencia geográfica, afiliación o no a la asociación que realiza el programa, etc.

2. Participantes.

Especificaremos aquí el número, tanto de participantes directos en la actuación, como de beneficiarios potenciales.

Por ejemplo, en el programa que se planteaba de creación de un Centro de Información para estudiantes, los beneficiarios de esa actuación serían todos los jóvenes estudiantes de ese ámbito.

METODOLOGIA ¿Cómo se va a hacer?
Cuando hablamos de metodología nos referimos al conjunto de recursos por los cuales delimitaremos las tareas necesarias para el desarrollo del proyecto, la organización a seguir, la estructura de funcionamiento, los canales de información interna y externa y demás normas, métodos de toma de decisiones, etc. 

Cuando las asociaciones juveniles realizan programas, es de uso frecuente que se denomine la metodología simplemente con una o dos palabras (activa y participativa, dinámica, integradora, globalizadora, integral, etc.). Esta costumbre es acertada siempre y cuando se explique y especifique el porqué de ese tipo de metodología y cuales van a ser sus características principales.

CONTENIDOS. ACTIVIDADES A REALIZAR
Especificaremos en este capítulo las actividades específicas que vamos a realizar para la consecución de los objetivos formulados. Distinguiremos, igualmente, si el programa contiene una o más actividades para ejecutar. 

Describiremos a continuación la/s actividad/es que realizaremos, una por una, con sus principales características, introduciendo todos los detalles que creamos necesarios para una mejor comprensión del proyecto. 

Por ejemplo, se reflejarían aquí los talleres, acampadas, jornadas, charlas, concursos, campamentos y demás actividades que hayamos descrito en el programa.

TEMPORALIZACION. CALENDARIZACION ¿Cuándo se va a realizar?
Temporalizar la acción significa encuadrarla en un espacio temporal. Debemos por tanto prever cuando se van a realizar las acciones que proponemos, estableciendo unas fechas de ejecución de cada una de las actividades que planteamos. 

Es igualmente muy útil, precisar una calendarización de todas aquellas cuestiones relativas al conjunto del programa, desde las gestiones previas, pasando por la planificación de las actuaciones, hasta el desarrollo de la actividad.

En este apartado hay que distinguir si el programa es anual, semestral o de una actividad específica. También, si las actividades expuestas requieren un horario, es necesario que éste quede reflejado.

En este orden de cosas, son muy útiles los "planning", en los cuáles se detalla de una forma clara este tipo de cuestiones, con la ventaja añadida que se puede poner en lugar visible y facilitar así el acceso a la información de los usuarios y participantes en el programa.

LUGAR DE REALIZACION. ¿Dónde se va a realizar?
Concretamos ahora, el lugar o lugares donde se va a realizar el conjunto del programa y las actividades incluidas en él. Especificaremos el lugar geográfico donde se realiza la actuación y matizaremos, en su caso, la instalación o infraestructura donde se va a ejecutar el programa o actividad.
RECURSOS HUMANOS ¿Quiénes lo van a realizar?
En él hay que hacer referencia al equipo humano que va a participar en la gestión del programa. Desde el equipo de responsables, pasando por colaboradores, voluntarios y todas aquellas personas que de una u otra forma van a ser necesarias para la ejecución del proyecto. 

En este punto es necesario exponer cuál va a ser la coordinación entre los diferentes recursos humanos que se van a utilizar, delimitando las responsabilidades y las técnicas a utilizar para un adecuado trabajo en grupo.

RECURSOS MATERIALES ¿Con qué se va a realizar?
Enumeraremos todos los recursos materiales y técnicos necesarios para la realización de nuestro programa. 

Hemos de distinguir aquellos recursos con los que ya contamos y los que será necesario conseguir, expresando cuál va a ser el procedimiento a seguir (alquiler, compra, cesión, préstamo, etc.). 

Podemos realizarlo, igualmente, por conceptos, detallando cuando se trata de instalaciones o infraestructuras, desplazamientos, manutención, compra de material inventariable o fungible, etc. De esta forma nos puede resultar mucho más sencillo confeccionar el Presupuesto de la actividad y los recursos económicos que nos son necesarios para su ejecución.

RECURSOS ECONOMICOS. PRESUPUESTO.
En este capítulo podéis realizar lo que se especifica en la presente publicación.
PROCESO DE EVALUACION ¿Qué hemos conseguido?
En todo programa debemos de establecer cuáles van a ser los criterios de evaluación a seguir. 

La evaluación no sólo hay que hacerla sobre los objetivos formulados sino sobre todos los aspectos que contempla el programa. Para ello se utilizarán lo que se denominan indicadores que han de ser tanto cuantificables como cualificables.

El proceso de evaluación lo podemos dividir en tres secuencias: 

  • Evaluación Inicial, que ha de realizarse previa ejecución del programa.
  • Evaluación continua, a lo largo del desarrollo del proyecto.
  • Evaluación final, a la conclusión del programa.

Para la óptima realización de la evaluación y para facilitar su desarrollo, es muy útil la confección de fichas de seguimiento en cada una de las actuaciones que vamos a realizar y recopilar todos aquellos datos que creamos de interés a lo largo de la ejecución de nuestro programa.

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