| PLANIFICACIÓN
Y PROGRAMACIÓN La importacia de planificar
Cómo realizar un programa
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Uno de los aspectos fundamentales
en la vida de cualquier asociación juvenil es la realización
y confección de programas de actuación, ya sea para
realizar una actividad puntual propia de la entidad, como
para acceder a subvenciones convocadas por las Administraciones
Públicas, así como a otra serie de esponsorizaciones y
obtención de recursos por parte de otras entidades y/o empresas. Los programas y proyectos son los
instrumentos que tienen las asociaciones para conseguir
sus objetivos, legitimarse ante la sociedad y asegurar su
vida como asociación.
La confección de un programa ha
de ir siempre en consonancia con el proyecto que queramos
ejecutar y debe ser el documento que marque nuestra
actuación. En él se deben recoger todas las
características que queremos que reúnan la actividad o conjunto de
actividades a realizar.
Existen muchos modelos de
elaboración de proyectos y programas, los cuales siempre habremos
de adaptar al que, en concreto, deseamos realizar,
incorporando nuestras características como asociación y
nuestras peculiaridades.
De todos ellos os vamos a exponer
a continuación uno de los más utilizados y que puede responder
perfectamente a las necesidades de una Asociación
Juvenil, este es el denominado modelo de las nueve
cuestiones, aunque con alguna matización.
Este modelo de programar y
confeccionar proyectos lo vamos a agrupar según un índice que
podáis seguir para el desarrollo de vuestro programa en
particular, siempre haciendo especial hincapié en que
introduzcáis en él todo aquello que consideréis
oportuno para aclarar vuestra actuación y los intereses
de la asociación.
MODELO A SEGUIR PARA LA REALIZACION
DE PROGRAMAS Y PROYECTOS
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| DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD |
¿Qué se quiere hacer? |
| Tras
responder a la pregunta, entre todos, debéis
realizar una descripción detallada de la
actividad, así como proceder a buscar el nombre
a vuestro proyecto. Una vez realizada esta tarea
pondréis: Denominación de la
actuación/actividad y realizaréis una Ficha
Técnica que especifique las características
fundamentales del programa. Este apartado es muy
útil para el lector, ya que con una simple
ojeada al comienzo de vuestro proyecto se puede
hacer una idea de lo que va a leer a continuación. |
| ANALISIS DE LA REALIDAD |
¿Por qué se quiere hacer? |
| Este
apartado del proyecto consiste en dar a conocer
diversos indicadores sobre la situación del
colectivo, medio y/o ámbito en el cual vamos a
realizar nuestro programa y los cuales justifican
nuestra intervención. Por ejemplo: realidad sociocultural
del lugar de nuestra actuación, características socioeconómicas
de los destinatarios, instalaciones existentes,
estudios de población, etc.
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| FUNDAMENTACION. JUSTIFICACION DE LA
NECESIDAD |
| Una
vez aportados los datos objetivos que mencionamos
en el punto anterior, es necesario justificar la
necesidad de plantear el programa que queremos
realizar. Este punto es clave para el posterior
desarrollo del programa y en él estará basado el
resto de nuestra exposición. Como ejemplo práctico del estos
dos puntos anteriores os proponemos el siguiente: En
un municipio o pedanía se constata mediante
encuestas, estudios u otros procedimientos
cuantificables o cualificables que los jóvenes
carecen de información sobre salidas
estudiantiles. Para paliar dicha carencia
detectada, una asociación juvenil quiere
intervenir y realizar un Centro de Información
destinado a los jóvenes estudiantes,
justificando y fundamentando así su programa.
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| OBJETIVOS GENERALES |
¿Para qué se quiere hacer? |
| Analizada
y justificada la necesidad de nuestra
intervención, deberemos formular objetivos
generales que se correspondan con los propios de
la Asociación Juvenil, haciendo ver que la tarea
a realizar es compatible con nuestros fines.
Igualmente es necesario especificar, según el
tipo de programa que hagamos, si estos objetivos queremos
cumplirlos a corto, medio y largo plazo. |
| OBJETIVOS ESPECIFICOS |
| En
este apartado deberemos concretar y formular unos
objetivos específicos para cada uno de los
aspectos que contemplen nuestra intervención.
Estos deberán ser medibles, cuanto más
concretos mejor y que nos permitan una fácil
evaluación al final del proyecto, sabiendo,
entonces, si hemos conseguido que nuestra
actuación sea un éxito. En general, tanto para definir los
objetivos generales del programa como los específicos,
hay que huir de establecer objetivos "
bonitos e inalcanzables " a simple vista. Su
redacción ha de ser clara y concreta,
ciñéndonos a lo que, de hecho, queremos
conseguir con la ejecución de nuestro programa.
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| DESTINATARIOS |
¿A quiénes va dirigido? |
| Este
apartado lo podemos dividir, a su vez, en dos,
con motivo de especificar claramente a quiénes
nos dirigimos. 1.
Destinatarios.
Aquí pondremos el perfil
de las personas a quienes nos dirigimos,
estableciendo edades, características
socio-económicas, procedencia geográfica,
afiliación o no a la asociación que realiza el
programa, etc.
2. Participantes.
Especificaremos aquí el
número, tanto de participantes directos en la
actuación, como de beneficiarios potenciales.
Por ejemplo, en el
programa que se planteaba de creación de un
Centro de Información para estudiantes, los
beneficiarios de esa actuación serían todos los jóvenes
estudiantes de ese ámbito.
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| METODOLOGIA |
¿Cómo se va a hacer? |
| Cuando
hablamos de metodología nos referimos al
conjunto de recursos por los cuales delimitaremos
las tareas necesarias para el desarrollo del
proyecto, la organización a seguir, la
estructura de funcionamiento, los canales de
información interna y externa y demás normas,
métodos de toma de decisiones, etc. Cuando las asociaciones juveniles
realizan programas, es de uso frecuente que se denomine
la metodología simplemente con una o dos
palabras (activa y participativa, dinámica,
integradora, globalizadora, integral, etc.). Esta
costumbre es acertada siempre y cuando se
explique y especifique el porqué de ese tipo de metodología
y cuales van a ser sus características
principales.
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| CONTENIDOS. ACTIVIDADES A REALIZAR |
| Especificaremos
en este capítulo las actividades específicas
que vamos a realizar para la consecución de los
objetivos formulados. Distinguiremos, igualmente,
si el programa contiene una o más actividades
para ejecutar. Describiremos
a continuación la/s actividad/es que
realizaremos, una por una, con sus principales
características, introduciendo todos los
detalles que creamos necesarios para una mejor
comprensión del proyecto.
Por ejemplo, se
reflejarían aquí los talleres, acampadas,
jornadas, charlas, concursos, campamentos y
demás actividades que hayamos descrito en el
programa.
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| TEMPORALIZACION. CALENDARIZACION |
¿Cuándo se va a realizar? |
| Temporalizar
la acción significa encuadrarla en un espacio
temporal. Debemos por tanto prever cuando se van
a realizar las acciones que proponemos,
estableciendo unas fechas de ejecución de cada
una de las actividades que planteamos. Es igualmente muy útil, precisar
una calendarización de todas aquellas cuestiones relativas
al conjunto del programa, desde las gestiones
previas, pasando por la planificación de las
actuaciones, hasta el desarrollo de la actividad.
En este apartado hay que
distinguir si el programa es anual, semestral o
de una actividad específica. También, si las
actividades expuestas requieren un horario, es necesario
que éste quede reflejado.
En este orden de cosas,
son muy útiles los "planning",
en los cuáles se detalla de una forma clara este
tipo de cuestiones, con la ventaja añadida que
se puede poner en lugar visible y facilitar así
el acceso a la información de los usuarios y participantes
en el programa.
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| LUGAR DE REALIZACION. |
¿Dónde se va a realizar? |
| Concretamos
ahora, el lugar o lugares donde se va a realizar
el conjunto del programa y las actividades
incluidas en él. Especificaremos el lugar
geográfico donde se realiza la actuación y
matizaremos, en su caso, la instalación o infraestructura
donde se va a ejecutar el programa o actividad. |
| RECURSOS HUMANOS |
¿Quiénes lo van a realizar? |
| En
él hay que hacer referencia al equipo humano que
va a participar en la gestión del programa.
Desde el equipo de responsables, pasando por
colaboradores, voluntarios y todas aquellas
personas que de una u otra forma van a ser
necesarias para la ejecución del proyecto. En este punto es necesario exponer
cuál va a ser la coordinación entre los diferentes
recursos humanos que se van a utilizar,
delimitando las responsabilidades y las técnicas
a utilizar para un adecuado trabajo en grupo.
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| RECURSOS MATERIALES |
¿Con qué se va a realizar? |
| Enumeraremos
todos los recursos materiales y técnicos
necesarios para la realización de nuestro
programa. Hemos
de distinguir aquellos recursos con los que ya
contamos y los que será necesario conseguir,
expresando cuál va a ser el procedimiento a
seguir (alquiler, compra, cesión, préstamo,
etc.).
Podemos realizarlo,
igualmente, por conceptos, detallando cuando se
trata de instalaciones o infraestructuras,
desplazamientos, manutención, compra de material inventariable
o fungible, etc. De esta forma nos puede resultar
mucho más sencillo confeccionar el Presupuesto
de la actividad y los recursos económicos que
nos son necesarios para su ejecución.
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| RECURSOS ECONOMICOS. PRESUPUESTO. |
| En
este capítulo podéis realizar lo que se
especifica en la presente publicación. |
| PROCESO DE EVALUACION |
¿Qué hemos conseguido? |
| En
todo programa debemos de establecer cuáles van a
ser los criterios de evaluación a seguir. La evaluación no sólo hay que
hacerla sobre los objetivos formulados sino sobre todos
los aspectos que contempla el programa. Para ello
se utilizarán lo que se denominan indicadores
que han de ser tanto cuantificables como
cualificables.
El proceso de evaluación
lo podemos dividir en tres secuencias:
- Evaluación Inicial,
que ha de realizarse previa ejecución
del programa.
- Evaluación continua,
a lo largo del desarrollo del proyecto.
- Evaluación final, a
la conclusión del programa.
Para la óptima
realización de la evaluación y para facilitar
su desarrollo, es muy útil la confección de
fichas de seguimiento en cada una de las
actuaciones que vamos a realizar y recopilar
todos aquellos datos que creamos de interés a lo
largo de la ejecución de nuestro programa.
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