Funcionamiento Orgánico
Los estatutos han de explicar las funciones y la composición de los órganos de la entidad, pero no está de más recordar cuáles son los órganos que tiene una asociación y cuales son sus funciones:
LA ASAMBLEA GENERAL.
Es el máximo órgano de expresión y gobierno de la asociación. De ella son miembros todos los socios con voz y voto.
Pueden existir dos tipos de Asamblea General: La Ordinaria y la Extraordinaria.
La Asamblea General Ordinaria se reúne, en general, dos veces al año y en ella se tratan los siguientes temas:
- Aprobación de Programas y Memorias de actuación.
- Aprobación de Presupuestos y balances.
- Establecer las líneas generales de actuación de la asociación.
- Elegir Junta Directiva.
- Todas aquellas cuestiones que la Junta Directiva crea oportunas de tratar y no estén asignadas expresamente a la Asamblea General Extraordinaria.
La Asamblea General Extraordinaria se reúne cuantas veces sean necesarias, cuando así lo establezca la Junta Directiva o a petición de 1/3 de los socios, manifestando estos, el orden del día a tratar.
Sus funciones, en general, son las siguientes:
- Modificación de estatutos o del reglamento de régimen interno.
- Acordar la disolución de la asociación y el destino del haber resultante.
- Aprobar la Federación con otras asociaciones.
- Aprobar las mociones de expulsión de socios.
- Realizar mociones de censura a miembros de la Junta Directiva y proponer su sustitución.
- Todas aquellas que no estén asignadas expresamente a la Asamblea General Ordinaria.
La convocatoria de este órgano ha de reunir una característica fundamental, basada en garantizar que todos los socios conozcan, con la suficiente antelación, el lugar de celebración y el orden del día a tratar. Los medios que se suelen utilizar son:
- Por carta.
- Exposición en el tablón de anuncios del local de la asociación.
Función de la Junta Directiva será emplear todos los recursos necesarios para que los socios conozcan la convocatoria del máximo órgano de la asociación.
El funcionamiento de este órgano suele regirse por un reglamento de asambleas que, en general, viene incluido en el reglamento de régimen interno.
El Reglamento de Régimen Interno es el documento más importante de la asociación, después de los Estatutos.
En él se amplían los puntos enumerados en los Estatutos y se regula la vida interna de la Asociación en todos sus apartados. El Reglamento de Régimen interno no puede ir en ningún caso contra los Estatutos y su función es desarrollar el articulado estatutario par facilitar y agilizar la vida asociativa. Mientras que las modificaciones estatutarias es necesario enviarlas y que sean aprobadas por el Registro de Asociaciones, las modificaciones que se realicen en el Reglamento sólo han de ser aprobadas (por 2/3 de los miembros) por la Asamblea General Extraordinaria de la Asociación.
En lo que respecta a la realización de un cambio de Estatutos, es necesario que tengáis en cuenta las siguientes consideraciones:
- Es necesario seguir el proceso que marquen para dicho cambio los propios Estatutos y siempre es conveniente desarrollar este apartado en el Reglamento de Régimen Interno.
- En cualquier caso, para realizar un cambio de Estatutos es necesario que sea convocada la Asamblea General Extraordinaria y ésta tome el acuerdo del cambio (o los cambios) producido por, al menos, 2/3 de los socios presentes en la Asamblea.
- Cuando se produzca este acuerdo, se realizará un Acta de la Asamblea donde se especifiquen los acuerdos adoptados y los cambios realizados. Para ello habremos de poner en un párrafo, entre comillas, el artículo del texto que queremos cambiar y a continuación la nueva redacción aprobada. Siempre es conveniente comenzar estos párrafos con las frases "donde dice" y "debe decir" respectivamente.
- Este Acta junto con la solicitud correspondiente y unos Estatutos, por triplicado, que contemplen las modificaciones, debe ir dirigida al Registro de Asociaciones que en breve plazo, si se han realizado bien las modificaciones y estas no van contra la legislación vigente ni contra el resto de los Estatutos, comunicará la aceptación de la modificación y lo acreditará mediante una certificación.
LA JUNTA DIRECTIVA.
La Junta Directiva es el órgano colegiado que dirige la asociación cuando la asamblea no está reunida. Es el que ha de coordinar el funcionamiento ordinario de la entidad y es elegida por la asamblea según los criterios que marquen nuestros estatutos.
En general el periodo de mandato se suele establecer entre los dos y cuatro años y sus funciones son:
- Cumplir y hacer cumplir los acuerdos tomados por la Asamblea General.
- Preparar y presentar a la Asamblea general los trabajos que se han de estudiar y aprobar en la misma.
- Administrar los recursos económicos, materiales y patrimoniales de la asociación, según los criterios aprobados por la Asamblea General.
- Realizar el Programa de actuación, la memoria anual, el presupuesto y el balance correspondiente para su aprobación por la Asamblea General.
- Proponer la creación de comisiones de trabajo en el seno de la asamblea general.
- Todas aquellas que no estén atribuidas expresamente a la Asamblea General.
La Junta Directiva ha de cubrir necesariamente los siguientes niveles de responsabilidad y actuación:
- Presidente.
- Secretario.
- Tesorero.
Estos cargos se pueden denominar, a criterio de la Asociación, de otras formas: Coordinador General, Secretario Técnico, Responsable de Finanzas, etc.
Además de estos cargos obligatorios pueden existir:
- Vicepresidente.
- Vocales encargados de áreas específicas de trabajo.
Las funciones de estos miembros de la Junta Directiva o también llamados "órganos unipersonales" son, comúnmente, las siguientes:
PRESIDENTE:
- Ser el representante legal de la asociación.
- Convocar y presidir los órganos de la asociación.
- Coordinar el funcionamiento general de la entidad.
- Cumplir y hacer cumplir los estatutos y los acuerdos adoptados en los órganos de la asociación.
- Ordenar los pagos, válidamente acordados.
- Validar las actas, certificaciones y el resto de documentos oficiales de la asociación.
VICEPRESIDENTE:
- Sustituir al Presidente en caso, de ausencia, enfermedad o renuncia. En este caso se convocará asamblea general en el más breve plazo posible para cubrir su vacante.
- Realizar aquellas tareas encomendadas por el Presidente o la Junta Directiva.
SECRETARIO:
- Levantar acta de las reuniones de los órganos de la asociación.
- Tramitar el libro de registro de socios (altas y bajas).
- Llevar y custodiar los libros oficiales de la asociación, así como el resto de documentos y ficheros.
- Expedir certificaciones.
- Ejercer la secretaría de los órganos de la entidad.
TESORERO:
- Definir y llevar el procedimiento de recaudación de cuotas.
- Elaborar los presupuestos y balances, así como llevar la contabilidad de la asociación.
- Firmar, conjuntamente con el Presidente, los documentos de pago de la asociación, realizando los pagos válidamente acordados.
- Llevar el libro de caja de la asociación.
- Custodiar los documentos contables y justificantes de pago de las operaciones económicas de la asociación.
VOCALES:
- Confeccionar proyectos de actuación en cada una de sus áreas de responsabilidad.
- Aquellas que específicamente les sean encargadas por la Junta Directiva o el Presidente.
OTROS ORGANOS.
En los Estatutos de algunas asociaciones suelen aparecer otros órganos además de la Asamblea General y la Junta Directiva, estos son:
LA ASAMBLEA ELECTIVA.
Es la encargada expresa de elegir Junta Directiva o de sustituir cargos cuando se produce alguna dimisión, vacante o cese.
COMISION DE CONFLICTOS.
Comisión compuesta por socios de la entidad que tiene como misión resolver todos aquellos problemas generados por los socios de la entidad.
JUNTA DE ADMISION DE SOCIOS.
Algunas asociaciones crean este órgano para tratar expresamente del procedimiento para la admisión de socios. Este órgano puede ser conveniente para organizaciones juveniles con un alto nivel de afiliación.
COMISIONES DE TRABAJO.
También en determinadas asociaciones se les da rango de órgano a aquellas Comisiones de trabajo que por su importancia merecen una labor estable y continuada. Sus dinamizadores son los Vocales elegidos para tal fin.
En cambio otras entidades prefieren no crear estas Comisiones como órganos estables y darles un carácter denominado "Ad hoc", pudiendo de esta forma crearse por decisión de la Asamblea o de la Junta Directiva.
Una vez visto la composición y funcionamiento de los órganos que rigen la vida asociativa es importante que no olvidéis las siguientes consideraciones:
- La responsabilidad de las decisiones de la Junta Directiva recae de forma colegiada entre todos sus miembros.
- Legalmente la responsabilidad de los gestores de la asociación no acaba al finalizar su mandato sino tres años después de expirar éste.
- En algunos casos es necesario que se acredite la representación legal del Presidente ante terceros, como el pleitear o para suscribir determinados contratos. En este caso es necesario elevar a público lo que marcan los estatutos o los acuerdos de los órganos correspondientes; esto quiere decir que es imprescindible llevar dicha certificación ante un notario que es el encargado de elevar a público dicha representación y/o acuerdo.
| Esquema 5: Organos de la Asociación |
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