| GESTIÓN
Y FUNCIONAMIENTO INTERNO DE LAS ASOCIACIONES Funcionamiento Administrativo
Funcionamiento
Orgánico
Funcionamiento
Grupal
La
Responsabilidad Civil
Disolución
de la Asociación
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Por determinados factores, como
pueden ser, entre otros, voluntarismo, falta de formación,
desconocimiento de las tareas administrativas, escasez de
tiempo, no otorgar a este tipo de trabajo la importancia
que realmente tiene, etc., el funcionamiento administrativo
de las asociaciones y entidades juveniles no ayuda, en general,
a una óptima gestión. Es
necesario que introduzcamos las bases de cómo queremos
que sea el funcionamiento administrativo de la
asociación.
Sería interesante que antes de
ponernos a trabajar respondiéramos a estas preguntas:
- ¿Qué dicen nuestros
estatutos sobre el tema?.
- ¿Quién se encarga de
organizar/archivar la documentación que poseemos
o que nos va llegando?.
- ¿Qué procedimiento seguimos
para que todos los miembros conozcan los documentos
que van llegando?.
- Normas de salida de
correspondencia.
- ¿Qué estilo de
presentación vamos a utilizar en nuestros documentos?.
- ¿Cómo se contratan los
servicios a proveedores y quien lo hace?.
- ¿Cómo llevamos el libro de
actas?, ¿Las pasamos directamente al libro o las pasamos
a máquina o a ordenador?.
- ¿Cómo convocamos a los
miembros de los órganos de la asociación?.
- Si tenemos local propio,
¿Quién tiene llave? y ¿porqué?.
- ¿Qué pasos vamos a seguir
para aceptar nuevos socios?. ¿Vamos a hacer
fichas de afiliación?.
- ¿Qué procedimiento
utilizaremos para el acceso a la información
interna por parte de los socios?.
Es importante y, sobre todo,
operativo que todas estas cuestiones, junto con aquellas otras
que se puedan suscitar por nuestro carácter como
asociación, las resolvamos antes de comenzar una tarea externa.
Por otra parte, os recordamos que
legalmente es imprescindible llevar, en lo que se refiere
a la tarea administrativa de la asociación, el libro
de actas y el libro de registro de socios.
El primero, el de actas, es
conveniente llevarlo al día, puesto que en caso
contrario, llevamos demasiadas actas atrasadas nos
puede si suponer un problema insalvable en caso de
inspección.
Si preferís no pasarlas a
mano en el libro, podéis realizarlas a máquina u
ordenador siempre que vayan numeradas y firmadas por
el Secretario y el VºBº del Presidente. Al final de
cada año se "coserán" y el
Secretario realizará una diligencia en la que
manifieste a que año corresponden y a qué órganos.
En cualquier caso es
conveniente ir pasándolas al libro oficial de
actas.
Recordar que las actas
han de reunir esencialmente la siguiente información:
(ver modelo de documento 10)
- Organo que se reúne
(Asamblea, Junta Directiva).
- Nº de acta.
- Lugar y fecha de la
reunión.
- Asistentes.
- Orden del día tratado.
- Acuerdos adoptados.
- Referencia a las
principales deliberaciones.
- Constancia de votos en
contra, en su caso.
- Firma del Secretario y
Presidente.
En el caso del libro de
registro de socios, el procedimiento es más sencillo.
Los Estatutos, el Reglamento de Régimen Interno, o
en su defecto los acuerdos adoptados por la Asamblea
para el procedimiento de admisión de socios,
regularán cómo hacerlo.
Una vez admitido el nuevo
socio, pasaréis sus datos al libro y si lo creéis
conveniente haréis una ficha de afiliación al nuevo
socio.
En este orden, es aconsejable
que dispongáis de una base de información con todos
los datos de los socios. Este aspecto os facilitará
la comunicación y los envíos de convocatorias,
actividades y documentación en general.
Legalmente, sólo mediante una
orden judicial se puede acceder a los libros de
socios y de actas por parte de personas ajenas a la
asociación.
Igualmente, a lo largo de nuestra
vida como asociación existen diversos documentos que
suelen ser los más utilizados. Por ejemplo: convocatorias
de reuniones orgánicas, certificaciones, cartas a
nuestra entidad bancaria,
etc. Una buena fórmula para adelantar nuestro trabajo es
tener múltiples copias o plantillas de estas
comunicaciones, o bien en el ordenador, o en su defecto
en fotocopias.
Conforme pase el tiempo y la
asociación vaya afianzándose y realizando una tarea
más compleja, sería conveniente revisar periódicamente
las normas de funcionamiento interno y adaptarlas a la
realidad de la asociación.
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