SISTEMA INFORMÁTICO del Centro INFORMAJOVEN

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SISTEMA INFORMÁTICO del Centro INFORMAJOVEN

DENOMINACIÓN:

Proyecto INFORMAJOVEN. Sistema de Gestión de la Información del Centro de Información y Asesoramiento Juvenil, INFORMAJOVEN, del Ayuntamiento de Murcia.

Descripción del Proyecto

 

El proyecto INFORMAJOVEN ha sido desarrollado para cubrir las necesidades del Centro de Información Juvenil respecto al mantenimiento y gestión diaria de las tareas de registro, clasificación, tratamiento documental y difusión de la información y documentación que utiliza este Centro de Información y Asesoramiento Juvenil, para atender las demandas de sus usuarios y del público y entidades destinatarios de su actividad. Para ello se ha tenido en cuenta tanto los parámetros y características de uso interno del sistema por los técnicos del CIJ, como los aspectos y posibilidades de uso y acceso externo (vía Internet) por los usuarios.
 

• Situación de partida y aspectos más relevantes a abordar:


    Este proyecto se remonta a 1997, año en el que se negocian las posibilidades de financiación de un sistema informatizado que permita integrar, en lo posible, el máximo de operaciones habituales que se ejecutan en el trabajo cotidiano de un CIJ. A partir de unos análisis de requerimientos, conforme a los usos de aquélla época (p. ej.: se utilizaba entonces el DBASE III Plus, y el WordPerfect 5.1 para DOS) y en previsión de los desarrollos futuros que nos permita la tecnología, con la coordinación y dirección técnica del SERVICIO MUNICIPAL DE INFORMÁTICA se elabora a mitad de 1998 un estudio de requerimientos y se lleva a cabo el encargo definitivo mediante concurso público. Posteriormente, a partir de los requisitos funcionales inicialmente expuestos en las condiciones del contrato, y bajo la supervisión y propuestas tecnológicas del Servicio Municipal de Informática, los desarrollos técnicos se fueron adaptando a las necesidades reales durante un período de dos años, hasta llegar al nivel actual de desarrollo de la aplicación, el cual ha sufrido varias modificaciones y mejoras en los últimos meses.

De los antecedentes de aquélla época destacamos:

Tareas generales del proceso de gestión de la información realizadas de forma cotidiana y no automatizada por el Centro de Información Juvenil que el nuevo sistema de información integrada debía facilitar:

• Búsqueda y acceso a las distintas fuentes de información. 
• Registro y selección de la información recibida
• Elaboración y tratamiento de los documentos informativos (Fichas síntesis, Boletines, Guías, etc.)
• Sistematización del Almacenamiento y/o Archivo de los documentos
• Difusión de la Información (atención a las consultas de los usuarios, medios de comunicación, publicaciones, puntos de información, Internet)

Acciones de gestión de la información verificadas por el Centro Informajoven que el nuevo sistema tenía como cometido mejorar:

• Localización y recopilación de material específico
• Tratamiento del material documental
• Ampliación de las fuentes de información
• Organización y mantenimiento de la base de datos de cada área (entidades, actividades o dossiers, etc.) con los soportes adecuados (magnéticos, imágenes, manuales)

Objetivos concretos Conseguidos

• Acelera los procedimientos de acceso a la información y de respuesta a las demandas de los usuarios y de los propios técnicos en la gestión interna y facilita el proceso de búsqueda de información (directorio, convocatorias, accesos mediante enlaces a otras páginas web, correo electrónico, etc.,…)

 
• Permite una sistematización, actualización y ampliación de la fuentes de información, mediante el mantenimiento integral del directorio de instituciones y facilita, entre otras cosas, el plan regular de actualización de la información (mediante el control, singularizado para cada entidad, de los pedidos y recepción del material informativo y de los registros de las distintas convocatorias). 

 
• El sistema permite la participación directa de las entidades generadoras de información en la inserción de sus noticias a través de la Web. Estas funcionalidades inciden directamente en la mejora de la calidad de la información (aunque no sean las únicas que influyen en ella).

 
• Facilita el proceso de clasificación de la información y la documentación y contempla la posibilidad de adaptaciones futuras con la potencialidad de su ampliación y/o modificaciones ilimitadas del sistema de Clasificación temática. Se convierte en un instrumento básico para mantener toda la información que maneja el Centro de forma integrada, coherente y fácilmente accesible.

 
• Permite el mantenimiento y una adaptación permanente de un propio Tesaurus, para ser utilizado en las búsquedas de Convocatorias (Anuncios y Actividades) y en la gestión de Biblioteca - Hemeroteca.

 
• Este mismo sistema incorpora el proceso de acceso a los documentos con distinto formato (Word, TXT, HTML, EXCEL, ETC.,…) que formen parte de nuestros archivos fundamentales (fichas síntesis sobre un tema o apartado) y que están asociados (vinculados) a la clasificación.

 
• Incrementa la cantidad y calidad de la información que el Centro suministra al exterior (consultas, boletines, fichas de convocatorias, guías, etc.), agilizando la elaboración de formatos de la información diversos, fácilmente configurables para su edición y/o tratamiento posterior.

 
• Al disminuir notablemente los tiempos y los costes de acceso a y de difusión de la información, se gana en efectividad y mejora la gestión del Centro de Información Juvenil y la calidad de la prestación del servicio, aumentando el grado de satisfacción de la demanda de los usuarios/clientes.

 
• El sistema INFORMAJOVEN al estar vinculado con el entorno de Internet, se convierte cada día más en la principal plataforma difusora de la información que trata el Centro.

 
• El Sistema permite ser manejado tanto por un equipo de técnicos simultáneamente como por una sola persona en todas sus operaciones.

 
• Su estructura y configuración permite, con las adaptaciones oportunas a cada entorno específico, ofrecer la implantación del Sistema en otros Centros de Información Juvenil e intercambiar datos con dichos centros vía Internet. Se convierte, así mismo, en una potencial herramienta de cooperación inter-municipal e inter-administraciones. 

ÁREAS implicadas del Ayuntamiento de Murcia
 

A) PERFIL FUNCIONAL GENERAL DE LA UNIDAD PROMOTORA DEL PROYECTO:

INFORMAJOVEN: Centro de Información y Asesoramiento Juvenil dependiente de la Concejalía de Vivienda y Juventud del Ayuntamiento de Murcia

Objetivo general:

Prestar un servicio público, gratuito y permanente de información, asesoramiento y documentación a los jóvenes sobre los temas y asuntos de interés que afectan a su vida cotidiana (que se encuadran en áreas temáticas), que sirva a sus propósitos personales y favorezca el acceso a las diferentes oportunidades socialesÁreas temáticas del Centro Informajoven:
  Convocatorias diversas, Educación, Trabajo, Cultura, Tiempo Libre, Deportes, Programas de Juventud, Derechos y deberes (Servicio Militar, Objeción, Vivienda, etc.), Participación, Salud, Asuntos Sociales y servicios diversos de Información 

Si lo desea puede ver los CONTENIDOS brevemente explicados de las Áreas Temáticas.
 

Programas de actuación (en los que se materializan las actividades del Centro):

• Información. (Descentralización y Difusión).
• Servicio Documental.
• Asesoramiento.

 

 

B) UNIDAD ENCARGADA DEL DESARROLLO Y COORDINACIÓN TÉCNICA DEL PROYECTO:

 
 SERVICIO MUNICIPAL DE INFORMÁTICA del Ayuntamiento de Murcia dependiente de la Tenencia de Alcaldía de Hacienda y Contratación.
 

DESARROLLO DEL PROYECTO Y TECNOLOGÍAS UTILIZADAS Concurso público para la ‘REALIZACIÓN E IMPLANTACIÓN DE UN SOFTWARE ESPECÍFICO APLICADO PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DEL CENTRO INFORMAJOVEN’

• expediente 0217/97-J
• Pliego de Condiciones Técnicas
• adjudicación: Sinergia Tecnológica S.A.
• metodología Métrica v. 2.1
• fases: Análisis, Diseño, Construcción e Implantación
• plan de trabajo, cronograma, reuniones de seguimiento
• dirección y coordinación: responsable de Informajoven
• supervisión técnica del proyecto: Servicio de Informática

 



DESARROLLO DE PROGRAMACIÓN WEB Y NUEVO SOFTWARE CLIENTE (a partir de 2002):

NEDATEC CONSULTING: http://www.nedatec.com/



REQUISITOS FUNCIONALES:

(Recogidos en la Memoria Técnica aneja al PCT de 1998. La definición completa de los requisitos funcionales formaba parte del proyecto)

Funcionalidades del sistema:

• Mantenimiento de la clasificación temática, subdividida de forma jerárquica, número de niveles variable.
• El último nivel de la clasificación temática puede llevar asociado un documento (Word, hoja de cálculo, etc.) con información adicional en forma de una ficha síntesis (enlace mediante campos OLE).
• Mantenimiento del directorio de Instituciones y Organismos con los que el Centro mantiene relación. Tipificación de interlocutores.
• Gestión de información sobre cursos, becas, premios y jornadas, congresos, seminarios, conferencias,... convocados.
• Gestión de la información sobre empleo público y privado.
• Gestión de la información sobre actividades (culturales, deportivas, educativas, viajes, campos de trabajo, campamentos, etc.).
• Gestión de la información sobre otras convocatorias no tipificadas. 
• Gestión de la información sobre ayudas y subvenciones.
• Obtención de informes sobre toda la información gestionada por el sistema.
• Automatización de la elaboración del Boletín Informativo Quincenal y de la Guía de Recursos para Jóvenes a partir de toda la información registrada.
• Generación a partir de la información registrada de páginas en formato HTML.
• Gestión de las fichas de libros de la biblioteca del centro.
• Gestión de las fichas sobre artículos de la hemeroteca del centro. Abierto a una futura gestión documental.

REQUISITOS NO FUNCIONALES:

• tiempos de respuesta y rendimiento adecuados
• número de usuarios accediendo simultáneamente al sistema: mínimo de 5 personas.
• requisitos de seguridad: control de accesos; procedimientos de copias de respaldo y recuperación; garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
• requisitos especiales de comunicaciones

 

   

ENTORNO TECNOLÓGICO:

ENTORNO TECNOLÓGICO:

• Arquitectura cliente-servidor. Software:
• ARQUITECTURA de Servidor ORIGINAL(1998):
• Servidores: Windows NT 4.0; SQL Server 6.5; Microsoft Internet Information Server 4.0 (libre distribución)
  • ARQUITECTURA de Servidor ACTUAL (Versiones a partir de 2002 y 2004 en adelante):
• Servidores: Windows SQL 2000 Server y 2003 Server;
• Opción Monopuesto o PC Local en función de Servidor: Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE 2000)
  • CLIENTES:
• Puestos de trabajo: Internet Explorer 5.0 o superior ó Netscape Communicator 4.5 o superior; Drivers ODBC para SQL Server. Software Cliente de la Aplicacióin.
• Entornos de programación:
• Visual Basic, para la gestión diaria de la BD del Centro Informajoven (Clasificación Temática, Instituciones y Organismos, elaboración de Informes, macros de Generación de Publicaciones (Boletín y de la Guía de Recursos, fichas síntesis, etc.)
• Intranet/Internet (HTML/ASP), para el mantenimiento y consulta de la gestión de información relacionada con las bases de datos de Anuncios y de Actividades (Convocatorias) y Enlaces de Webs Interesantes.
• Comunicaciones:
• Dos servidores con direcciones IP fijas
• Servidor Ayuntamiento: gestión diaria del Centro Informajoven
• Servidor alojado en un ISP (o bien en la misma entidad gestora): visible desde Internet, réplica parcial de la base de datos de Informajoven, garantiza la presencia en Internet 24 horasx7 días, situado en una zona militarizada (tras un cortafuegos)
• Sistema de comunicación directa entre ambos servidores (Router Cisco 800 Series) para la realización del proceso de réplica automática (sin ningún tipo de supervisión) de las bases de datos en ambos sentidos
• Los formularios, dentro de los locales de Informajoven, forman parte de una Intranet que actualiza la base de datos del servidor local, siendo éstos los mismos formularios que se utilizan en un entorno Internet.
• Los usuarios que tengan acceso en Internet a los formularios de INSERCIÓN, actualizan una base de datos temporal situada en el proveedor de Internet, y diariamente se replican en la base de datos del servidor de Informajoven para su posterior validación.

 

CONCLUSIONES:Aspectos de Gestión

• Utilización de las TIC para la modernización y mejora de la calidad de los servicios prestados desde las Entidades Locales a los ciudadanos, en este caso de un Centro de Información para Jóvenes.
• Trabajo continuado de dos años, partiendo del análisis de necesidades de las tareas cotidianas de un Centro de Información Juvenil
• Herramienta adaptada a los cambios tecnológicos exigidos por la continua mejora en la gestión de los Servicios de Información para Jóvenes y por las demandas de este tipo de usuarios
• Mantenimiento integral de la base de datos documental del Centro Informajoven, facilitando los procedimientos y modo de trabajo de su personal
• Mejora de la accesibilidad a la información, consultas ágiles y rapidez de respuesta, posibilitando el extender el acceso a la información utilizando Internet
• Posibilidad de implantación del sistema INFORMAJOVEN en otros Centros de Información Juvenil y de intercambio de datos con otras Instituciones (suscribiendo convenios de colaboración),
• En este sentido resaltamos que el escenario de hardware y de comunicaciones para este Sistema adoptado en el Ayuntamiento de Murcia, el cual se detalla en el apartado de "Requerimientos para la Aplicación INFORMAJOVEN" puede adaptarse a otros escenarios más simples, como por ejemplo:


OTROS ESCENARIOS DE ADAPTACIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE

• Un solo puesto de trabajo (PC monopuesto) que cumpla las funciones del cliente y del Servidor, bajo un entorno de Windows 2000 profesional (mínimo) con SQL v. 2000, o bien con MSDE, con acceso temporal, vía módem, a un Servidor ISP (sobre el que se tenga los derechos oportunos), que normalmente estará ubicado en la empresa proveedora del acceso a Internet y, en algunos casos, se tratará de un Servidor ISP propio de la Administración Local. 

 
• Un solo puesto de trabajo (PC monopuesto) o varios PCs. con Windows 98 o Windows 2000 o XP, conectados mediante su propia red municipal (WAN o LAN) a un Servidor NT (o Windows 2000 Server) del Ayuntamiento, el cual puede ser utilizado, simultáneamente, por otros servicios municipales para otras operaciones.

 
• Varios PCs en la misma sede de la Oficina de Información Juvenil, conectados entre sí mediante una LAN, de los que uno de ellos actuaría como Servidor NT (o Server W 2000) o bien con MSDE, y el resto pudieran estar bajo Windows 98 o W 2000 o XP. Desde el PC que haga de Servidor debería asegurarse una conexión, al menos vía módem, al Servidor ISP externo
 
• Se ha instalado con éxito también en un portátil con Windows 2000 profesional  y SQL 6.5, con funcionamiento óptimo. Y en un entorno de red con un servidor Windows 2000 Server y SQL 2000 en el que se ha precisado un procedimiento de instalación específico, del cual ya se dispone de un programa de instalación especial para esta versión.

RESUMEN de aspectos tecnológicos contemplados

• metodología de desarrollo Métrica v.2, gestión y seguimiento del proyecto
• implantación de una arquitectura cliente-servidor
• desarrollo de la aplicación en dos entornos tecnológicos diferenciados y complementarios: gestión interna y disposición pública
• interconexión de sistemas: procesos de réplica automáticos de servidores mediante su conexión permanente
• servidor alojado en un ISP: alta disponibilidad y seguridad.

REQUERIMIENTOS para la APLICACIÓN "INFORMAJOVEN":
 

A continuación se representa un esquema de la infraestructura necesaria para la puesta en marcha de la aplicación Informajoven:

SERVIDORES:

Para cada una de las instalaciones, serán necesarios dos servidores, uno de los cuales deberá de estar visible desde Internet. En el caso del Ayuntamiento de Murcia, dicho servidor se encuentra alojado en las instalaciones de su ISP.

• Hardware (MÍNIMO EN 1998):

Pentium II o superior
128 Mb de memoria RAM mínimo
Tarjeta de red
2 Discos duros de 4 Gb o superior (preferiblemente SCSI, aunque no necesario)
*Unidad de backup DAT
* Es conveniente que al menos uno de los servidores contenga uno de estos dispositivos.

• SOFTWARE (MÍNIMO EN 1998)

Windows NT 4.0 
SQL Server 6.5 
Microsoft Internet Information Server 4.0 (libre distribución)
 

PUESTOS DE TRABAJO (requisitos mínimos):

• Hardware:

Procesador Intel Pentium II o superior
64 Mb de memoria RAM
Disco duro con al menos 300 Mb libres
Tarjeta de red

• SOFTWARE

Windows /98
Internet Explorer 5.0 o Superior. Netscape Communicator 4.5 o Superior.
Drivers ODBC para SQL Sever (suministrados con el SQL Server)
Aplicación INFORMAJOVENCOMUNICACIONES: Según la configuración mostrada en la anterior figura 1, disponemos de dos servidores. Uno de ellos es aquel sobre el que trabajan diariamente los empleados de Informajoven (en adelante Servidor 1), mientras que el segundo es el que se encuentra visible desde internet (en adelante Servidor 2), y en el cual reside una réplica parcial de la base de datos de Informajoven.Para que esta configuración funcione correctamente, es conveniente que el servidor 2 se encuentre alojado en un ISP, ya que es la única forma de garantizar la presencia en Internet 24x7. Dicho servidor dispondrá de una dirección IP fija, y deberá de estar situado en una zona militarizada (tras un cortafuegos) para evitar posibles ataques desde el exterior.

Por otro lado, también será necesario que el servidor 1 disponga de una dirección IP fija, lo cual es una condición necesaria para la correcta realización del proceso de réplica de bases de datos.

Igualmente, se requiere un sistema de comunicación directa entre ambos servidores, lo cual podrá ser implementado mediante un Router (p.e. Cisco 800 Series), que haga una llamada directa al nodo del ISP donde se encuentra el servidor 1.